SISTEMATIZACIJA POSLOVA TEHNIČKOG SEKRETARA SPOS-a
Komunikacija telefonom i lično sa pčelarima pojedincima, udruženjima pčelara i ostalim strankama, o raznim temama – pretplata na časopis "Pčelar", saveti, davanje raznih informacija o izložbama, savetovanjima i sl. Posebno intenzivna je komunikacija u zimskom periodu od oktobra do marta, u vreme učlanjivanja društava i pretplate pojedinaca na časopis "Pčelar" (telefon, faks, e-mail).
Javljanje na telefon od 1. oktobra do 31. marta: Od 12 do 15 sati.
Javljanje na telefon od 1. aprila do 30. septembra: Od 11 sati do 15 sati.
Kontakt sa svetskim organizacijama (Apimondija, Apislavija), telefonski i elektronskom poštom.
Priprema materijala za sednice Izvršnog odbora – korektura tekstova, štampanje i fotokopiranje.
Slanje materijala za sednice i kontakt telefonom i mejlom sa članovima IO.
Vođenje zapisnika na sednicama Izvršnog odbora i izrada zapisnika u roku od 7 dana nakon održane sednice.
Nabavka i organizacija posluženja na sastancima.
Prijem elektronske pošte, kao i zavođenje svih dokumenata u delovodnik.
Prijem i zavođenje pošte u delovodnik svakog neparnog datuma tokom radnih dana u godini.
Po dogovoru sa Predsednikom, urednikom i predsednicima komisija SPOS-a, zakazivanje sastanaka IO, Redakcije, Izdavačkog saveta i komisija.
Priprema materijala za komisije – Komisija za dodelu priznanja (pregled upitnika), Sud časti, Komisija za obrazovanje.
Priprema materijala za skupštinu SPOS-a (korektura tekstova, štampanje i fotokopiranje), slanje materijala udruženjima i kontakt sa predsednicima udruženja, priprema glasačkih listića, kartona, bedževa. Rad na organizaciji skupštine – sala, pomoćno tehničko osoblje.
Vođenje zapisnika i snimanje sednice skupštine, izrada zapisnika sa skupštine u roku od 10 dana od održavanja skupštine.
Rad na organizaciji izložbi, pomoć Organizacionom odboru (administrativna, tehnička pomoć pri potpisivanju ugovora).
Odlazak na teren (pošta, fotokopirnica, prodavnica, knjižara).
Slanje časopisa u inostranstvo organizacijama i redakcijama sa kojima Savez ima razmenu, slanje paketa časopisa i knjiga.
Rad na organizaciji oko distribucije časopisa, njegovog prenosa i pakovanja za slanje (Bez angažovanja eksternih lica, uz ukupan rad na poslu pakovanja do 4 dana. U danima pakovanja smanjuje se javljanje na telefon samo na period od 7 do 9 sati, a informacija o tim danima se objavljuje na sajtu Saveza).
Pakovanje svog ostalog materijala koji se šalje članovima.
Formiranje i održavanje baze podataka članova i pretplatnika na časopis – prijem i sređivanje spiskova i unos podataka.
Prevođenje dokumenata (Statut Apimondije, obaveštenja, izveštaji, kraći tekstovi, pisma i dopisi inostranih saveza pčelara).
Sastavljanje spiska predavača (kontakt sa predavačima), spiska nagrađenih SPOS-a.
Kontakt sa Agencijom za privredne registre.
Rad u programima "Microsoft Office" paketa (Word, Excel, Power Point), Corel, korišćenje interneta.
Svakodnevno praćenje internet sajta SPOS-a i upoznavanje sa sadržajima objavljenim na sajtu, radi pravilnog informisanja članstva.
Održavanje osnovne higijene poslovnog prostora SPOS-a svakog neparnog datuma tokom radnih dana u godini.
Obavlja i druge poslove u cilju funkcionisanja SPOS-a, a po nalogu predsednika.
Pauza je od 9.00-9.30 sati.
Nazad
